Bundesheer

Einleitung:

Die Implementierung eines prozessorientierten Wissensmanagementwerkzeuges in der Fachin-formationsabteilung des Österreichischen Bundesheeres - der Zentraldokumentation (ZentDok) der Landesverteidigungsakademie in Wien - im ersten Halbjahr 2005 ist Inhalt dieses Beitrages.

Die Entwicklung einer Dokumentationseinrichtung für offene, sicherheitspolitisch und militä-risch relevante Fachliteratur wird kurz dargelegt, um die Komplexität dieser Einrichtung zu ver-anschaulichen. Denn seit 1968 gibt es eine kontinuierliche organisatorische, inhaltliche und technologische Entwicklung, die das Ziel der ZentDok, relevante Fachinformationen einem be-rechtigten internen Nutzerkreis zeitgerecht zur Verfügung zu stellen, so optimal wie möglich zu erreichen versucht. Mit zunehmender Komplexität dieser Aufgabenstellung ergaben sich im Be-reich der Managementaufgaben sowie in der Steuerung der einzelnen Arbeitsschritte Anforde-rungen, die mit herkömmlichen Methoden nur mehr begrenzt beherrschbar waren. Insbesondere die Nutzung des jahrelang aufgebauten Expertenwissens der ZentDok-Mitarbeiter und deren Produktherstellungsprozesse sowie die Dokumentation und Darstellung der Plattform und des Portals mit ihren umfassenden Inhalten und Funktionalitäten mussten verbessert oder zumindest unterstützt werden.

Die Anwenderfachabteilung für sicherheitspolitisches und militärisches Fachinformationswesen wurde mittels PROMOTE® intern und extern transparent gemacht und kann interaktiv mit den Nutzern im Intranet die geforderten Dienstleistungen qualitätsgesichert erbringen. Änderungen und Neuerungen sind rasch in die Abläufe integrierbar und transparent. Expertenwissen kann nicht nur durch interaktiven Zugang abgerufen werden, sondern ist durch das Modellieren von Nutzerprozessen, die auf Expertenwissen beruhen, für alle Nutzer online zugänglich und mit aktuellen Inhalten oder Werkzeugen verknüpft. Über Landkarten kann in allen Elementen der Wertschöpfungskette der ZentDok ebenso navigiert werden wie beispielsweise in visualisierten Terminologiewerkzeugen.

Die oben angeführten Vorteile ergeben neben einer Optimierung der Kernaufgaben und der ver-mehrten Nutzung von Synergien für die Gesamtorganisation auch die Verknüpfungsmöglichkeit von Geschäfts- bzw. Wissensmanagementprozessen mit dem Personalmanagement. Über die Verknüpfung der Tätigkeiten mit den Kompetenzprofilen der Mitarbeiter werden Wissensrollen definiert, die eine vorausschauende Personalplanung und Personalsteuerung unterstützen.

Der Erstaufwand an Kosten und Arbeit für die Implementierung von PROMOTE® und die er-folgten Prozesserhebungen und -modellierungen haben sich in einem ersten kurzen Erfahrungs-resümee - drei Monate nach Freigabe im Intranet - als gerechtfertigt erwiesen, nicht zuletzt da-durch, dass alle Maßnahmen von den Mitarbeitern sehr positiv aufgenommen und mitgetragen wurden.