Interne Hinweisgeberstelle beim Bundesministerium für Landesverteidigung - Datenschutzhinweise
Datenschutz, Datensicherheit, Vertraulichkeit und Schutz der Identität sind Grundvoraussetzungen für eine wirksame Hinweisgebung. Die rechtlichen Grundlagen dafür sind die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Datenschutzgesetzes (DSG) sowie die §§ 7 und 8 des HinweisgeberInnenschutzgesetzes (HSchG).
Diese datenschutzrechtlichen Hinweise sind aufmerksam zu lesen, bevor eine Meldung abgegeben wird!
Zweck des Hinweisgebersystems und Rechtsgrundlage
Die interne Stelle dient dazu, Hinweise auf Rechtsverstöße auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen, zu bearbeiten und zu verwalten.
Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen einer Hinweisgebung erfolgt im öffentlichen Interesse, Rechtsverletzungen zu verhindern und wenn nötig zu verfolgen und zu ahnden. Dazu gehört es, auch im eigenen Bereich Missstände aufzudecken und damit Schäden vom BMLV insgesamt, dessen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und von allen, die seine Leistungen in Anspruch nehmen, abzuwenden. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist Artikel 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 8 HSchG.
Datenschutzrechtliche Rollenverteilung
Verantwortlicher im Sinn des Art. 4 Z 7 DSGVO für die Datenverarbeitung im internen Hinweisgebersystem ist gemäß § 8 Abs. 4 Z 2 HSchG das Bundesministerium für Landesverteidigung.
Personenbezogene Daten und sonstige Informationen, die an die interne Stelle übermittelt werden, werden dort in gesicherter Weise verwahrt und digitalisiert gespeichert.
Zugriffe auf diese Daten sind nur einem sehr engen Empfängerkreis ausdrücklich autorisierter Bediensteter des Bundesministeriums für Landesverteidigung möglich.
Art und Umfang der erhobenen personenbezogenen Daten
Die Nutzung der internen Stelle erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn eine Meldung abgegeben wird, werden folgende personenbezogene Daten und Informationen erhoben:
- Namen der meldenden Person, sofern diese ihre Identität offenlegt,
- ob die meldende Person im Wirkungsbereich des BMLV beschäftigt ist oder war oder sich um eine Funktion in diesem beworben hat und
- gegebenenfalls Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die in der Meldung genannt werden.
Die Verarbeitung ist auf Daten eingeschränkt, die für die Bearbeitung eines Hinweises sowie zur Feststellung und Ahndung einer Rechtsverletzung benötigt werden.
Vertrauliche Behandlung von Hinweisen
Eingehende Hinweise werden von einem engen Kreis ausdrücklich autorisierter und speziell geschulter Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der internen Meldestelle des Bundesministeriums für Landesverteidigung entgegengenommen und stets vertraulich behandelt. Diese prüfen den Sachverhalt und leiten gegebenenfalls eine weiterführende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung ein.
Im Rahmen der Bearbeitung einer Meldung oder im Rahmen einer Sonderuntersuchung kann es notwendig sein, Hinweise weiteren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Bundesministeriums für Landesverteidigung weiterzugeben.
Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, unterliegt den einschlägigen gesetzlichen Verpflichtungen zur Wahrung der Amtsverschwiegenheit (z.B. § 46 BDG 1979) und des Datengeheimnisses gemäß § 6 Datenschutzgesetz - DSG, BGBl. I Nr. 165/1999.
Schutz der Identität von Hinweisgeberinnen/Hinweisgebern
Die von einer Hinweisgebung betroffene Person ist über das Vorliegen eines Hinweises über sie zu informieren. Diese Informationspflicht ist eingeschränkt, solange und insoweit dies zum Schutz der Identität der Hinweisgeberin bzw. des Hinweisgebers oder zur Erreichung der Zwecke des HSchG erforderlich ist. Im Fall einer namentlichen (d.h. nicht anonymen) Meldung wird auf den Identitätsschutz der Hinweisgeberin bzw. des Hinweisgebers besonderes Augenmerk gelegt.
Ihre bzw. seine Identität dürfte nur dann offengelegt werden, wenn eine Verwaltungsbehörde, ein Gericht oder die Staatsanwaltschaft dies im Rahmen eines Verwaltungsverfahrens, gerichtlichen Verfahrens oder staatsanwaltschaftlichen Ermittlungsverfahrens für unerlässlich und in der Abwägung zwischen der Gefährdung der Person der Hinweisgeberin bzw. des Hinweisgebers einerseits und der Stichhaltigkeit und Schwere der erhobenen Vorwürfe andererseits für verhältnismäßig hält.
Betroffenenrechte, Rechtsbehelfe
Nach geltendem Datenschutzrecht haben Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber sowie die im Hinweis genannten Personen grundsätzlich das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Benachrichtigung von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten. Wird das Widerspruchsrecht in Anspruch genommen, prüfen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der internen Stelle umgehend, inwieweit die gespeicherten Daten für die Bearbeitung eines Hinweises noch erforderlich sind. Nicht mehr benötigte Daten werden unverzüglich gelöscht.
Die angeführten Betroffenenrechte finden allerdings solange keine Anwendung, soweit dies zum Identitätsschutz und zur Erreichung der Zwecke der Hinweisgebung erforderlich ist.
Außerdem steht einer Person ein Beschwerderecht bei der Österreichischen Datenschutzbehörde (Postanschrift: 1030 Wien, Barichgasse 40-42, E-Mailadresse: dsb@dsb.gv.at) zu, wenn diese Person der Auffassung ist, dass bei der Verarbeitung der Schutz ihrer personenbezogenen Daten verletzt wurde.
Aufbewahrungsdauer von personenbezogenen Daten
Personenbezogene Daten werden fünf Jahre ab ihrer letztmaligen Verarbeitung oder Übermittlung aufbewahrt, darüber hinaus nur so lange, als es zur Durchführung bereits eingeleiteter verwaltungsbehördlicher, gerichtlicher oder staatsanwaltschaftlicher Verfahren erforderlich ist.
Hinweise zum Versand von Anhängen
Bei anonymen Meldungen ist folgendes zu beachten: Beilagen und andere Dokumente können versteckte personenbezogene Daten enthalten, die die Anonymität der Hinweisgeberin bzw. des Hinweisgebers gefährden könnten. Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber sollten sich daher vergewissern, dass diese Dokumente keine unerwünschten personenbezogenen Daten beinhalten, weder die Hinweisgeberin bzw. den Hinweisgeber, noch Dritte betreffend.
Datenschutzbeauftragter
Der Datenschutzbeauftragte des Bundesministeriums für Landesverteidigung ist unter der Postanschrift 1090 Wien, Roßauer Lände 1, und per E-Mail über das Funktionspostfach datenschutz@bmlv.gv.at erreichbar.
Die Datenschutzerklärung des Bundesministeriums für Landesverteidigung finden Sie hier 
.