E-PEP … was ist das?
E-PEP heißt "Elektronischer Personaleinsatzplan" und ist de facto ein Computerprogramm - in der Fachsprache Applikation genannt. Dieses Programm dient der Steuerung und Realisierung der Bundesheerreform 2010 in personeller Hinsicht. Die Mitarbeiter des durch das Management ÖBH 2010 im Frühjahr 2006 ins Leben gerufenen Umsetzungsprojektes 02 (UP02) zeichnen für die personelle Verwirklichung verantwortlich.
__________________________________ __________________________________ Was passiert mit mir, wenn mein Verband aufgelöst wird?" ist eine der häufigsten Fragen von Bediensteten, wenn es um personelle Maßnahmen bei der Umsetzung der Realisierungsweisungen des Managements ÖBH 2010 geht. "Du wirst übergeleitet", heißt es dann oft. Doch damit fängt der Bedienstete meistens nichts an.
Im Klartext: Übergeleitet werden z. B. der Verband und somit auch seine Bediensteten - nämlich von der alten Organisation in eine neue Organisation. Dies erfolgte bereits beim "Überleiten" der Land- und Luftstreitkräfte des Österreichischen Bundesheeres in die Streitkräfte des Österreichischen Bundesheeres. Die Kommanden Land- und Luftstreitkräfte und ihre Verbände wurden also in das Streitkräfteführungskommando und in die Streitkräfte "übergeleitet". Der E-PEP ist die Software für die mit der Überleitung befassten Ebenen, welche damit jeden einzelnen Bediensteten quasi per Mausklick von der alten Organisation (nach Umgliederung oder Auflösung) in eine neue Organisation "überleiten" können. Der "Überleitungsverantwortliche" z. B. ist als einer von vielen Anwendern User auf der untersten Ebene. Die Software ist das Hilfsmittel der Verantwortlichen auf allen militärischen Ebenen, um Maßnahmen, die im Zuge einer Überleitung jeder einzelnen Person anfallen, erfassen und umsetzen zu können. Dazu werden auch so genannte "Personalgespräche" geführt.
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Projektentwicklung
Die Sicherstellung einer lückenlosen und nachvollziehbaren Dokumentation von Personalmaßnahmen im Rahmen der Einnahme der Zielstruktur und die Einführung und Anwendung des E-PEP als zentrale Applikation waren die wichtigsten Teilziele des Projektes. Später wurde der Teilprojektauftrag um die Weiterentwicklung des E-PEP ergänzt.
Mitte 2006 standen die ersten Reformmaßnahmen bevor. Durch die Überleitung der Kommanden der oberen Führung (Bildung des Streitkräfteführungskommandos) im September 2006 war ein erster Höhepunkt der Personalmaßnahmen im Bundesheer erreicht. Damit war klar, dass die Weiterentwicklung des E-PEP parallel zur bereits laufenden Anwendung geschehen musste.
Nach der Definition des Projektauftrages, der Klärung der Entwicklungskosten und einer raschen technischen Umsetzung durch die Mitarbeiter des Kommandos Führungsunterstützung, stand die erste Version des E-PEP bereits im Sommer 2006 zur Verfügung. Nach ersten Einschulungsmaßnahmen konnte die beginnende Überleitung der Kaderpräsenzeinheiten (KPE) in die Zielstruktur schon ab Herbst 2006 mittels E-PEP vollzogen werden.
Die Anwendung des E-PEP durch die Benutzer aller Ebenen führt naturgemäß zu Fragen nach Ergänzungs- und Erweiterungsvorschlägen. Das Entwicklungsteam für den E-PEP prüft deshalb ständig diese Ideen auf Realisierbarkeit. Nachdem die Wünsche als finanziell und in einem realistischen Zeitrahmen umsetzbar beurteilt wurden, erfolgte die eigentliche Arbeit der Weiterentwicklung. Mit April 2007 stand bereits die vierte Version des E-PEP zur Verfügung, in welcher sich manche Idee der Anwender - technisch umgesetzt - wiederfand.
Anforderungen und Merkmale
- An erster Stelle steht die Einbindung des E-PEP in die vorhandene informationstechnologische Systemlandschaft des Ressorts Landesverteidigung.
- Vor der Anwendung des E-PEP musste eine zentrale, flexible und nachvollziehbare Rechtevergabe mit definierten Lese- bzw. Schreibrechten erstellt werden.
- Dem Zugriff auf Echtzeitdaten anderer Systeme wie Personal- und Organisationsinformationssysteme (PERSIS, ORGIS) und der ortsunabhängigen Verfügbarkeit (3.VE-Anschluss vorausgesetzt) durften keine Grenzen gesetzt werden.
- Im E-PEP muss die Personaleinteilung in der bisherigen Organisation abgebildet sein; hier greift der E-PEP auf die Daten des PERSIS zu.
- Weiters müssen die neuen, noch inaktiven Organisationspläne mit den Daten aus dem ORGIS im E-PEP sichtbar sein.
- Die Darstellung der geplanten Personalmaßnahmen und deren dienst- und besoldungsrechtliche Auswirkungen waren Voraussetzung.
Der Wahrung der Personalhoheit der überleitungsverantwortlichen Ebene wurde in der Form Rechnung getragen, als die Ein- und Austeilung von Personen nur von dieser Ebene selbst wahrgenommen werden kann - übersteuern kann jedoch die zuständige Dienstbehörde (z. B. bei Mehrfacheinteilungen von Bediensteten).
Der E-PEP unterstützt alle Aufgaben, vom Personalgespräch bis hin zu den dienstrechtlichen Umsetzungserfordernissen.
Verantwortlichkeiten im E-PEP
Je nach vorhandenem Schreibrecht können die E-PEP-Anwender jeder Bearbeitungsebene Anmerkungen zu jeder Person und/oder zu jedem Arbeitsplatz und/oder zum gesamten Personaleinsatzplan hinzufügen.
Folgende Ebenen/Benutzer existieren im E-PEP und haben Schreib- bzw. Leserecht: - Der Überleitungsverantwortliche (ÜLtgV) besitzt Lese- und Schreibrecht und das Recht, Personen in den E-PEP aufzunehmen bzw. daraus zu löschen.
- Der Zwischenvorgesetzte (ZwVrg) besitzt Lese- und Schreibrechte für Anmerkungen zum E-PEP.
- Der Regionalverantwortliche (RegV) besitzt Leserechte für alle im System befindliche E-PEP.
- Die Dienstbehörden erster Instanz (DBeh I. Instanz) besitzen Lese- und Schreibrechte.
- Die Mitarbeiter des Teilprojektes UP02 des Managements (Mng) ÖBH 2010 besitzen Lese- und Schreibrechte.
- Die Dienstbehörde zweiter Instanz (DBeh II. Instanz) besitzt Lese- und Schreibrechte.
- Die Personalabteilung A (PersA) des Bundesministeriums für Landesverteidigung besitzt Leserechte.
- Der Zentralausschuss (ZA) besitzt Lese- und Schreibrechte für Anmerkungen zum E-PEP.
Begleitende Maßnahmen
Die sozialen Begleitmaßnahmen, welche die Reorganisation eines so großen Betriebes, wie es das Österreichische Bundesheer ist, mit sich bringen, wurden im E-PEP ebenso technisch berücksichtigt wie der Einbau von Pflichtfeldern und automatischen Prüfroutinen des Programmes selbst. Die Wahrung des Mitwirkungsrechtes der Organe der Personalvertretung im gesetzlich normierten Umfang, die Dokumentations- und Auswertemöglichkeit des gesamten Transformationsprozesses sowie die Darstellung als transparentes System, sodass der Werdegang des E-PEP für alle Berechtigten verfolgbar ist, konnten erfolgreich integriert und abgebildet werden. Es wird von nun an keinen Systemwechsel in der Anwendung bis Ende 2012 geben, sodass die Kontinuität in der Umsetzung gewährleistet ist. Gleichzeitig jedoch ist der E-PEP eine offene Plattform für zukunftsorientierte Erweiterungsmöglichkeiten; der technischen Umsetzung zur Systemverbesserung in Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern der Führungsunterstützung sind keine Grenzen gesetzt.
Ziele
Mit dem E-PEP sind eine Verwaltungsvereinfachung und die Erleichterung beim Handling im Überleitungsprozess sowie ein Zusammenwirken zwischen den Dienstbehörden und den Befehlsebenen sichergestellt. Kurze Reaktionszeiten aller eingebundenen Kräfte kennzeichnen den Vorgang. Der E-PEP ist kein Ersatz für existierende Informationssysteme, sondern eine parallele unterstützende Anwendung zur Planung, Steuerung und Überprüfung des Transformationsprozesses mit einem Höchstmaß an Datensicherheit und Transparenz.
Entwicklungsschritte
Die Entwicklung erfolgt(e) in drei Phasen mit verschiedenen Programmversionen (vergleichbar mit Updates).
Phase 1
Grundfunktionalität zur Datenerfassung Der Weg zum Produkt selbst stellte sich wie folgt dar: - Definition von Überleitungspaketen in Form von zeitlich und/oder organisatorisch zusammenhängenden Überleitungsmaßnahmen durch das Mng ÖBH 2010; - Erfassung und Bearbeitung des E-PEP durch den Überleitungsverantwortlichen; - Überprüfungsmaßnahmen im E-PEP durch den Zwischenvorgesetzten; - Erfassung und Bearbeitung des E-PEP durch die Dienstbehörde I. und II. Instanz; - Realisierung der dringendsten Auswertungen, die der E-PEP-Bearbeiter als Übersicht für seine Tätigkeiten benötigt (z. B. ob eine Person mehrmals im E-PEP eingeteilt ist); - Realisierung eines Berechtigungsmodells (wer darf was im E-PEP eintragen, löschen oder ablehnen).
Phase 2
Produktumfang Version Phase 2a Das Produkt E-PEP umfasste in der im Oktober 2006 ausgelieferten "Version Phase 2a" folgende zusätzliche Funktionalitäten: - Realisierung eines vollständigen Berechtigungsmodells mit hoher Flexibilität in der Berechtigungsvergabe; - Erweiterung der Akteure um den Regionalverantwortlichen mit den entsprechenden Möglichkeiten, auf den E-PEP zuzugreifen; - Erstellung einer eigenen Teilanwendung für die Verwaltung der E-PEP-datenspezifischen Zugriffseinschränkungen; - die Zugriffsrechtevergabe durch UP02, wobei für jeden Benutzer der für ihn relevante Zugriffsumfang definiert wurde.
Produktumfang Version Phase 2b Das Produkt E-PEP umfasste in der bis April 2007 zur Anwendung gelangten "Version Phase 2b" folgende weitere Funktionalitäten: - Anpassung/Erweiterung des Datenmodells; - Erweiterung der Eingabe- und Anzeigemasken; - Prüfroutinen zur Eingabe und vor Weitergabe (rollenspezifische Algorithmen zur Überprüfung, ob die jeweilige Bearbeitungsebene ihre Aufgaben im definierten Umfang wahrgenommen hat); - Auflösen von Einheiten; (Es wurde eine neue Teilfunktion realisiert, die das Auflösen einer Einheit und eine Einteilung der frei werdenden Bediensteten auf freie Arbeitsplätze im gesamten Bundesgebiet ermöglicht) - Dokumentation eines Personalgespräches und Ausdruck des zum Gespräch gehörenden Personalgesprächblattes; - Eingabemöglichkeit von Anmerkungen für die Regionalverantwortlichen; - Auswertung über alle mehrfach verplanten Personen, Verständigung bei der Auswahl, dass eine Person bereits verplant ist, und Kennzeichnung bereits verplanter Personen; - erweiterte Suchmöglichkeiten nach Namen oder nach Positionsnummern.
Phase 3
- Weiterentwicklung der E-PEP-Bearbeitung; - Einbindung eines Routenplaners; (Navigationsprogramm, welches zur Errechnung der Mobilitätsförderung des Sozialplanes in der ÖBH 2010-Realisierungsweisung herangezogen wird) - Erstellung weiterer Auswertungen und Integration des Routenplaners; - Einbringen der Erkenntnisse und Verbesserungsvorschläge für den E-PEP aus dem produktiven Betrieb der Phase 2; - spezielle umfangreiche E-PEP-Auswertungen und Exportfunktionalitäten ins Microsoft-Office-Programm Excel; - Einbindung des Masterplans des Bundesheeres und Auswertung von Abweichungen vom Masterplan; - Massenkopierfunktionen von Berechtigungen; - Stornierung von E-PEP-Überschriften.
Die ersten Ergebnisse dieser Weiterentwicklung wurden Ende April 2007 ausgeliefert und der Zulauf sollte Ende September 2007 abgeschlossen sein.
Normablauf
Der Lebenszyklus eines E-PEP gliedert sich in die Abschnitte "in Definition", "in Bearbeitung", "genehmigt" und "abgeschlossen".
In Definition befindet sich ein E-PEP, wenn seitens der Abteilung Org (Organisation) des Bundesministeriums für Landesverteidigung ein Organisationsplan (OrgPl) erlassen wurde und durch UP02 mit einem der folgenden Kriterien definiert wurde: - Aufstellen - Struktur ist in der Gliederung des Bundesheeres noch nicht vorhanden; - Ändern - ein Teil der vorhandenen Struktur wird geändert oder gestrichen; - Verdichten - Struktur ändert sich nicht, Personal wird zugeführt; - Auflösen - Struktur wird aus der Gliederung des Bundesheeres gelöscht.
Nach dieser Einteilung und der Vergabe von Lese- und Schreibrechten im E-PEP wird nach Vorgabe durch den Erlass der Abteilung Org (Org-Erlass) der Überleitungsstichtag eingetragen und der E-PEP an den ÜLtgV weitergeleitet. Nach Weiterleitung an den ÜLtgV befindet sich der E-PEP in Bearbeitung.
In dieser Phase durchläuft er folgende Handlungsebenen: - Der ÜLtgV zeichnet für die personelle Einteilung im E-PEP verantwortlich und ist in der Regel der Leiter/Kommandant einer Dienststelle.
- Er bearbeitet seinen E-PEP gemäß seiner eigenen Personalplanung und nach den Vorgaben der Realisierungsweisungen, der Steuerungserlässe sowie nach den dienstrechtlichen Bestimmungen.
- Der ZwVrg - in der Regel der Brigadekommandant - stimmt die vorgesehenen Maßnahmen mit seiner Personalplanungsabsicht ab und prüft, ob sich diese im E-PEP widerspiegelt.
- Die DBeh I. Instanz prüft den E-PEP auf die Einhaltung der Realisierungsweisungen, Steuerungserlässe und der dienstrechtlichen Vorgaben.
- Mitarbeiter des UP02 prüfen die personelle Einteilung auf die Einhaltung der grundsätzlichen Vorgaben für den Reform- bzw. Transformationsprozess.
- Die DBeh II. Instanz prüft die personelle Einteilung auf die Einhaltung und Realisierbarkeit der dienstrechtlichen Maßnahmen; sie ersucht die PersA, die Planstellenbedeckung zu prüfen, verhandelt mit dem Bundeskanzleramt die Anwendung etwaiger Wahrungsbestimmungen und verhandelt schließlich den E-PEP mit dem Zentralausschuss.
- Der ZA kontaktiert bei Bedarf die jeweils zuständigen Dienststellenausschüsse bzw. Fachausschüsse, behandelt den E-PEP im Kollegialorgan und nimmt erforderlichenfalls Beratungen mit der DBeh II. Instanz auf.
- Der RegV nimmt seine Funktion dienstbehördeübergreifend wahr und deckt im Rahmen seiner Mitarbeit im E-PEP die Personalbedürfnisse aller Dienststellen seiner Region ab.
Nach Weiterleiten an die DBeh II. Instanz befindet sich der E-PEP in der Phase genehmigt.
- Die DBeh II. Instanz genehmigt nun den E-PEP und leitet ihn zur Umsetzung der dienstrechtlichen Maßnahmen an die DBeh I. Instanz weiter. Die DBeh I. Instanz setzt die Maßnahmen um. Dazu werden alle dafür erforderlichen Schriftstücke mit den Daten aus dem E-PEP generiert.
Danach wird der E-PEP nach Ablauf der Einspruchsfristen zum Abschließen an die Mitarbeiter des UP02 weitergeleitet.
Nach Weiterleiten an UP02 befindet sich der E-PEP in der Phase Abschluss: - UP02 schließt den E-PEP ab und wertet ihn aus.
Damit ist der Zyklus des E-PEP nach etwa drei Monaten beendet.
Dokumentation und Auswertung Der E-PEP ermöglicht - die Darstellung der Entwicklung von Personalbewegungen zwischen der Grundorganisation und der Truppe, - die Darstellung von Veränderungen in der Altersstruktur, - die Auswertung der sozialen Begleitmaßnahmen, wie etwa unterschiedliche Arten der Mobilitätsförderungen, und - die Darlegung der durch die personelle Transformation hervorgerufenen dienstrechtlichen Vorgänge.
Ziel dieser Ausarbeitungen ist einerseits die Erstellung einer Analyse über die Auswirkungen der Transformation in personeller, dienstrechtlicher und damit zusammenhängender finanzieller Hinsicht, andererseits die Beobachtung der Erfüllung der Auflagen des Managements ÖBH 2010 im Zusammenhang mit der personellen Transformation.
Ausblick
Die bisher vorliegenden Resultate der Anwendung E-PEP beweisen: Wenn die Identifikation aller beteiligten Stellen mit einem Projekt gegeben ist, können in kürzester Zeit respektable Ergebnisse erzielt werden, die die Arbeit wesentlich erleichtern. Sinn und Zweck der Bereitstellung von Informationstechnologie ist eben das rasche Reagieren auf neue oder geänderte Anforderungen.
Dabei steckt die Anwendung und Entwicklung des E-PEP eigentlich noch in den Kinderschuhen und wird, wie der gesamte Reform- bzw. Transformationsprozess, in dem sich das Österreichische Bundesheer befindet bzw. befinden wird, nicht unmittelbar zu einem Abschluss kommen. Der E-PEP soll langfristig zu einem unverzichtbaren Werkzeug der Personalentwicklung und Personalführung in einer zweckmäßigen Balance zwischen einem Hilfsmittel zur Umsetzung und einem Planungswerkzeug, vor allem in Verbindung mit einem so genannten Data Warehouse weiterentwickelt werden. (Im Data Warehouse werden Unternehmensdaten speziell zum Auswertungszweck zusammengeführt. Diese Daten dienen dem Management insbesondere zur Unterstützung unternehmerischer Analysen. Die für das Data Warehouse benötigten Daten werden aus allen Teilen eines Unternehmens gesammelt.) ___________________________________ ___________________________________ Autoren: Oberst Herbert Hofinger, Jahrgang 1955; 1975 bis 1978 Ausbildung an der Theresianischen Militärakademie, Jahrgang Flitsch-Tolmein; 1978 bis 1986 Wirtschaftsoffizier beim Heeresfernmelderegiment und beim Panzerartilleriebataillon 9. 1986 bis 1994 Einteilung als S1 beim Kommando der 9. Panzergrenadierbrigade; 1994 bis 1998 Dienst in der G5-Abteilung im Kommando des III. Korps, 1998 bis 2000 zugeteilter Offizier beim Leiter Sektion III. 2000 bis 2002 Verwendung als Referatsleiter in der Personalabteilung B des Bundesministeriums für Landesverteidigung, seit 2002 Referatsleiter im Führungsgrundgebiet 1 des Führungsstabes. Derzeit dienstverwendet im Teilprojekt UP02 "personelle Umsetzung" als stellvertretender Teilprojektsleiter im Rahmen der Projektstruktur Management ÖBH 2010.
Major Michael Aigner, Jahrgang 1967; 1994 bis 1997 Ausbildung an der Theresianischen Militärakademie, Jahrgang Ritter von Trapp; 1997 bis 2004 Zugs- und Kompaniekommandant einer Panzerkompanie beim Panzerbataillon 33. Von 2004 bis 2006 Kommandant der Kaderpräsenzeinheit/Panzergrenadierkompanie beim Panzergrenadierbataillon 9; seit April 2006 S1 beim Panzergrenadierbataillon 9. 2003/04 Jägerkompaniekommandant bei AUCON 9/KFOR. Derzeit dienstverwendet im Teilprojekt UP02 als Referent E-PEP im Rahmen der Projektstruktur Management ÖBH 2010.