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Startseite - Service - TRUPPENDIENST - Folge 333, Ausgabe 3/2013

Contractor Support to Operations am Beispiel der EU-Battle Group 2012-2, Teil 1

Militärische Kapazitäten reichen zunehmend nicht mehr aus, um die immer höher werdenden logistischen Anforderungen in Auslandseinsätzen abzudecken. Die entstehenden Defizite können oft nur mehr mit zivilen Leistungserbringern abgedeckt werden. Nicht nur der Sparzwang, sondern vor allem militärische Notwendigkeiten haben dazu geführt, dass alle Nationen CSO-Modelle in den Vordergrund stellen.

Während der laufenden Bearbeitungen der EU-Battle Group (EUBG) 2012-1 (siehe TD, Heft 5/2010, S. 426) und insbesondere während der EUBG 2012-2, worin Österreich die Rolle der Logistic Lead Nation (LLN) übernommen hatte, stellte sich die Frage nach einer optimalen Vorgabe für die einzelnen Logistikbereiche. Der für kleinere Nationen oftmals bequemste Weg, sich an die große Frameworknation (in diesem Fall Deutschland) weitestgehend anzulehnen, kam aus prinzipiellen Erwägungen nicht in Frage. Die Gruppe Logistik wollte bei dieser Beteiligung im Bereich der Logistik Flagge zeigen und ganze Lösungen anbieten.

Nahezu alle Nationen in Europa sehen sich aufgrund der Reduzierung von Streitkräften dem Zwang einer Konzentration auf militärische Kernfähigkeiten gegenüber. Eine Abstützung auf gewerbliche Leistungen und multinationale Kooperationen ist vor allem in der Logistik unumgänglich geworden. Diese Entwicklung lässt sich in allen Einsatzräumen weltweit leicht nachvollziehen. Gut veranschaulichen dies die während einer EUMS-Logistikkonferenz im Juni 2012 in Brüssel behandelten Beispiele ISAF und die beiden Irak-Kriege:

• Rund 90 Prozent der logistischen Leistungen bei ISAF wurden bzw. werden über CSO abgewickelt.
• Der Vertreter US AFRICOM stellte fest: "… the US-Forces are most dependent on contractor support…”! Er verwies auf beide Irak-Kriege, bei denen nahezu die gesamte Logistik durch Firmenleistungen mit bis zu 150 000 zivilen Firmenangestellten (gleichzeitig) im Einsatzraum abgedeckt werden musste!

Alle an der EUBG 2012-2 teilnehmenden Nationen (TCN) kamen somit überein, sich vermehrt auf zivile Lösungen abzustützen, soweit sich dies mit dem Auftrag vereinbaren lässt und dadurch Kosten gespart werden können. Bei der Beurteilung des österreichischen Beitrages zur EUBG 2012-2 hat sich rasch herausgestellt, dass mit den vorhandenen personellen Obergrenzen eine logistische Sicherstellung basierend auf militärischen Mitteln nicht machbar erschien. Ein Abstützen auf zivile Firmenlösungen war daher von Beginn an zwingend erforderlich, sofern der Anteil des logistischen Personals nicht überhand nehmen sollte.

Contractor Support to Operations

In der EU wird im Wesentlichen zwischen "Planned CSO" und "Ad hoc- CSO" unterschieden. Bei ersterem geht es darum, logistische Fähigkeitsdefizite, die schon im Vorfeld bekannt sind, durch gewerbliche Leistungen abzudecken. Dabei kommt dem Abschluss umfangreicher Rahmenabrufverträge (z. B. alle Bereiche des Campaufbaues und Campbetriebes wie Catering, Wäscherei, Unterkunft, aber auch Betriebsmittelversorgung etc.) große Bedeutung zu. Diesbezüglich stützen sich andere Nationen immer wieder auf international tätige Contracting Agencies ab (z. B. EDA oder NSPA/OLSP). Österreich hat auf diesem Gebiet noch kaum Erfahrung.

Bei "Ad hoc-CSO" geht es vereinfacht ausgedrückt um die Abdeckung eines kurzfristig auftretenden Bedarfes im Einsatzraum. Diese Art des CSO wird in den Einsatzräumen bereits seit längerem durch die National Support Elements (NSE) und darin meist durch den eingeteilten Contracting Offizier durchgeführt. Diese Tätigkeiten sind im Österreichischen Bundesheer Inhalt des nun seit einigen Jahren von der Abteilung Logistische Unterstützung (LogU) eingeführten Contracting Lehrganges an der Heereslogistikschule. Beispiele für "Ad hoc-CSO" sind

• die Anmietung von Kraftfahrzeugen oder Mobiltelefonen,
• der Ankauf von Lebensmitteln oder Versorgungsgütern auf dem lokalen Markt sowie
• die Anstellung lokaler Arbeitskräfte etc.

Ein umfassendes CSO-Konzept existiert auf EU-Ebene noch nicht, befindet sich aber seit 18. April 2013 (Startsitzung erfolgte im EUMS) in Ausarbeitung.

Probleme mit CSO

Wer nun aufgrund der bisherigen Ausführungen den Eindruck gewonnen hat, im Bereich der CSO-Bearbeiter in der LogU nur glühende Verfechter der Nutzung gewerblicher Leistungen vorzufinden, wird enttäuscht. Nach wie vor besteht die Meinung im Militär, dass bestimmte militärische Kernbereiche auch in der Logistik am besten durch militärische Kräfte abgedeckt werden können und sollen. Die Realität zeigt aber, dass sich immer öfter nicht die Frage des "Wie", sondern nur mehr die Frage des "Ob" stellt. Da militärische Kapazitäten zunehmend nicht mehr ausreichen, um die immer höher werdenden Anforderungen bei Auslandseinsätzen abzudecken, gibt es nur mehr zwei Möglichkeiten: Die Abdeckung von Defiziten durch zivile Leistungserbringer, oder sich erst gar nicht am Einsatz beteiligen.

Für die meisten Nationen sind CSO-Lösungen bereits fixer Bestandteil aller logistischen Planungen geworden. Dort stellt sich meist nur mehr die Frage nach dem Umfang. Neben unzähligen positiven Erkenntnissen können auch Probleme bei CSO auftreten und werden in der Diskussion für CSO-Lösungen angesprochen.

Firma verweigert kurzfristig Auftragserfüllung

Dieses Argument wird häufig eingeworfen. Eine Firma verweigert ihre Tätigkeiten wegen zu großer Gefährdung im Einsatzraum. Diese Situation kann zweifelsohne eintreten. Dagegen sprechen aber einerseits die bisher gemachten Erfahrungen insbesondere in "heißen" Krisengebieten und andererseits, dass sowohl die einzelnen Nationen wie auch die NSPA oder die EDA bezüglich der Firmenauswahl strengste Maßstäbe anlegen. Sollte eine Firma trotzdem kurzfristig abspringen, kann sie sicher sein, für die nächsten Jahre nicht mehr berücksichtigt zu werden.

Für die militärische Beurteilung heißt dass, für so einen Fall so gut wie möglich vorbereitet zu sein. Dies erfolgt durch:

• Strenge Auswahlkriterien im Vergabeverfahren. Keine Erfahrung in internationalen Einsätzen aufzuweisen, stellt beim Zuschlag ein Ausschlusskriterium dar.
• Kontrolle der Sub-Firmen: Damit hatten vor allem die US-Streitkräfte während der Irak-Einsätze große Probleme (den USA wurde vorgeworfen, Firmen mit terroristischem Hintergrund im Einsatzraum finanziert zu haben). Die meisten Anbieter sind Firmenkonglomerate, wobei sich Sub-Firmen auf jeweils verschiedene Teilbereiche konzentriert haben. Viele davon sind im Einsatzraum ansässig und arbeiten naturgemäß mit lokalem Personal.
• Ständiger Kontakt zu verfügbaren anderen Firmen (im Vergabeverfahren Zweit- oder Drittgereihte).
• Bildung von Reserven hinsichtlich militärischer Kapazitäten. Bei der EUBG 2012-2 hätte Österreich auch eigene Küchencontainer neben denen der Firma in den Einsatzraum mitgeführt, um eine Backup-Lösung vor Ort zu haben. Dieses Argument scheint in sich widersprüchlich zu sein. Einerseits wird argumentiert CSO nur dort zu verwenden wo es keine militärischen Kapazitäten gibt, andererseits wird gefordert militärische Alternativlösungen bereit zu halten. Tatsächlich stellen solche Backup-Lösungen nur provisorische Notlösungen dar, mit denen man kurzfristige Engpässe abdecken kann. Um beim Beispiel Verpflegung zu bleiben: Ohne Speisesaal, Speisetischgerät, Frühstücksbuffet, Wahlmenüs zu Mittag etc., kann man durchaus überleben (z. B. durch Combat Ration) nicht jedoch dauerhaft die Einsatzbereitschaft der Truppen sicherstellen.
• Genaue Überprüfung der Firmen vor Einsatzbeginn. Die Firma IABG (Details siehe Kasten IABG), die beispielsweise den Zuschlag für die Verpflegslogistik bei einem möglichen EUBG 2012-2 Einsatz erhalten hat, wurde seitens LogU in einem zweitägigem "Planspiel" genau überprüft und bewertet.
• Ständige Aktualisierung der Firmendatenbanken und man muss den Mut haben, Firmen nach rein sachlichen Kriterien auf eine "Black List" zu setzen und sie so in weiterer Folge von Vergabeverfahren auszuschließen.

Rechtlicher Status von Firmenpersonal

Der "legal status" war für die US-Streitkräfte im Irak ein großes Problem. Es haben sich richtige "Contractor Ghettos" in und außerhalb der Camps gebildet. Für das Personal fühlte sich teilweise niemand zuständig. Die Vorgehensweise bei Verletzung/Erkrankung, Verbrechen, Versorgung etc. dieses Personales war nicht klar geregelt. Für Österreich stellt sich dieses Problem in diesem Umfang nicht. Dennoch müssen mit den Firmen gemeinsam klare Bestimmungen für das eingesetzte Personal festgelegt werden. Probleme können jedoch nie ganz ausgeschlossen werden.

Firmenleistungen werden zu spät im Einsatzraum wirksam

Die Deutsche Bundeswehr bereitete für die EUBG 2012-2 2011 in Ulm die Lage "Burundi" vor und führte ein Planspiel durch. Dabei wurden eine Woche lang gemischte Teams aus Bundeswehr (und anderen Nationen, darunter Österreich) und Firmenvertretern gebildet und mit der Abarbeitung eines fiktiven Einsatzes beauftragt. Zeitlich wurde festgestellt, dass es ohne vorbereitende Maßnahmen (abhängig vom Einsatzort) rund zwei Monate bis zum Wirksam werden der ersten Versorgungsleistungen im Einsatzraum dauert. Diese Erkenntnis war ein wesentlicher Grund weshalb das ÖBH daran gegangen ist, Rahmenverträge vorzubereiten. Damit lässt sich das "Contractor Gap" verkürzen.

Aufgrund der hier angeführten Probleme ist erkennbar, dass CSO nie das Allheilmittel für Einsätze sein kann. Aus der Sicht der LogU handelt es sich dabei um eine sinnvolle und in keinem Einsatzraum mehr wegzudenkende Ergänzung/Alternative, die durchaus große Vorteile mit sich bringen kann und daher in den militärischen Planungsprozess fix einzubetten ist.

Ausgangslage und konkrete Abläufe

Österreich war zu Planungsbeginn für die EUBG 2012-2 (2008/09), CSO betreffend, fast ausschließlich auf "Ad hoc-CSO" in den Einsatzräumen beschränkt. Bis dahin waren kaum Erfahrungswerte betreffend Abschlüsse von langfristigen Rahmenabrufverträgen über Contracting Agencies, verfügbar.

Zu Beginn der Planungen war noch nicht klar, welche logistischen Fähigkeitsdefizite tatsächlich übrig bleiben würden. Alle Nationen der EUBG mussten erst beurteilen, welche Leistungen sie konkret einmelden konnten. Daher kam es darauf an, eine möglichst breite Palette an Firmenleistungen zu berücksichtigen. Um zu verhindern, dass jede Nation ihre eigenen CSO-Lösungen findet, was bei sechs Nationen in einem oder zwei Camp(s) unweigerlich zu einem Chaos im Einsatzraum führen würde, wollte Österreich als LLN in seiner Koordinierungsrolle gesamtheitliche Modelle anbieten. Eine multinationale Lösung war daher unabdingbar. Das haben die anderen Nationen bereits zu einem frühen Zeitpunkt bestätigt.

Das Schwergewicht der Planungstätigkeit fand in Ulm statt. Dort erstellten im J4/FHQ deutsche und österreichische Offiziere eine Liste, die in zeitlicher Abfolge vom Eintreffen im Hafen bzw. am Flughafen bis zu den vordersten Feldlagern alle Anforderungen an CSO enthält. Bei der Erstellung der Task List wurde der Vertreter der NSPA bereits eingebunden. Diese Art der Zusammenarbeit im Vorfeld ist erwähnenswert. In dieser Liste wurde ein Mengengerüst angenommen, um eine entsprechende Grundlage für Vertragsverhandlungen zu haben. Darin enthalten waren beispielsweise

• die Anzahl der Personen (für Transport, Verpflegung, Sanitäreinrichtungen etc.),
• die Art und Menge der Betriebsmittel,
• der Transportbedarf Container und sonstiges Gerät inklusive der geschätzten Entfernungen zwischen Entladehafen/Bahnhof/Flughafen und den Endpunkten,
• die Umschlagpunkte mit Gerätebedarf sowie
• der Infrastrukturbedarf (gesamtes Camp inklusive Sanitär, Umweltschutz, Wäscherei, Wasser, Catering etc.).

Nach Abschluss dieser Arbeiten und dem Vorliegen eines konkreten Bedarfes konnte seitens der Contracting-Fachleute weiter gearbeitet werden.

CSO-Optionen

Folgende CSO-Optionen haben sich angeboten, um diese Leistungen abzudecken:

• Nationale Verträge: Österreich könnte national Verträge abschließen und die anderen Nationen damit versorgen. Diese Option würde vergaberechtliche und vor allem verwaltungstechnische Probleme mit sich bringen. Darüber hinaus wäre das eigene NSE mit so einer derartigen Aufgabe in der geplanten Struktur überfordert. Diese Verträge wären schon vorgestaffelt notwendig, und hier hätte LogU unterstützt. Diese Option wurde daher als Backup-Lösung eingestuft.
• Nutzung einer internationalen Contracting Agency: Der Grundgedanke ist, dass durch Bündelung der Nachfrage einzelner Nationen mehr Marktmacht und dadurch geringere Gesamtkosten für den einzelnen Nutzer erzielt werden können. Da Österreich diesbezüglich noch wenig Erfahrung gesammelt hat (insbesondere was den Bereich der Versorgung bei internationalen Einsätzen betrifft), wollte LogU die Gelegenheit nutzen, um alle drei verfügbaren Institutionen anzusprechen und dabei zu vergleichen. Bei mehreren nationalen CSO-Varianten besteht auch die Gefahr des gegenseitigen Überbietens.
• NSPA/OLSP: Österreich nimmt seit 1. Jänner 2012 als erstes Nicht-NATO-Mitglied daran teil. NSPA/OLSP hat angeboten, alle geforderten logistischen Bedarfe für die EUBG 2012-2 anzubieten. Ähnliche Anforderungen hätten sich bereits von früheren EUBG Teilnehmerländern ergeben. Diese Option würde eindeutig die größten Synergieeffekte mit sich bringen.
• "Athena" (Mechanismus zur Verwaltung der Finanzierung der gemeinsamen Kosten der Operationen der Europäischen Union mit militärischen oder verteidigungspolitischen Bezügen): Die Mitgliedstaaten haben vor Jahren erkannt, dass an langfristigen Rahmenabrufverträgen Bedarf besteht. Es wurden auch so genannte Administrative Arrangements abgeschlossen. Unter anderem wurden solche Arrangements mit Economat des Armées (Es handelt sich dabei um eine französische, im öffentlichen Eigentum befindliche Firma, die bereits im Tschad - zu Beginn auch das österreichische Kontingent - versorgt hat.), die Verpflegsversorgung betreffend, aber auch mit Russland oder der Ukraine hinsichtlich des Strategic Air Lift, abgeschlossen. Solche Arrangements sind zwar ein erster Schritt aber für die konkrete Nutzung vor Ort aus österreichischer Sicht viel zu allgemein gehalten. Wesentliche inhaltliche Vertragsbestandteile sind darin noch nicht enthalten. Darüber hinaus galt es, ausschließlich Lösungen zu finden, die im Einklang mit allen vergaberechtlichen Vorgaben stehen. Mit der Nutzung einer teilstaatlichen Firma, die ohne jegliche Ausschreibung zum Zug gekommen wäre, war dieser Anspruch nicht erfüllt.
• EDA: Als weitere Option hat sich bei der EDA kurzfristig eine Möglichkeit ergeben, ohne zusätzliche Kosten einen "Pilot Case" zu starten mit dem Ziel, einen Rahmenabrufvertrag für Verpflegung und Marketenderwaren abzuschließen.

  Vertragsunterzeichnung

  Um das Verhältnis Österreichs zu diesen Institutionen in Bezug auf die CSO-Optionen EUBG 2012-2 klar zu stellen, noch ein kurzer Überblick:

  • Priorität eins lag eindeutig bei der NSPA/OLSP. Diese Institution hat das gesamte Leistungsspektrum bis hin zu personeller Unterstützung im Einsatzraum angeboten. Das heißt, wäre es zu einem Einsatz der EUBG gekommen, wäre diese Institution der erste Ansprechpartner.
  • Parallel dazu erschien es sinnvoll, die Möglichkeit zu nutzen eine zweite Option über die EDA zu haben und einen "Pilot Case" zu initiieren, um für weitere Einsätze Erfahrungen zu sammeln, wie sich die Abläufe dort darstellen. Dieser "Pilot Case" sollte jedoch nur in einem eingeschränkten und überschaubaren Bereich abgewickelt werden.
  • "Athena" hat sich für die EUBG 2012-2 als mittel- bis langfristige Option früh aus dem Spiel gebracht und wurde daher für diese Zwecke nicht weiter verfolgt.

  Option EDA

  Die Zusammensetzung der EUBGs ändert sich alle sechs Monate. Die Bedürfnisse sind mit wenigen Ausnahmen nahezu ident. Es macht daher Sinn, Rahmenabrufverträge abzuschließen, die über einen längeren Zeitraum mehreren EUBGs offenstehen. Das Angebot der EDA im Rahmen eines beschränkten "Pilot Case" als Contracting Agency für die EUBG 2012-2 aufzutreten, wurde im ÖBH bearbeitet. Dieser "Pilot Case" war zwar noch nicht geeignet, eine umfassende logistische Sicherstellung für die EUBG 2012-2 zu gewährleisten, für einen eingeschränkten Bereich wie Verpflegung und Marketenderwaren schien dies aber durchaus möglich zu sein. Mit der Erprobung der Abläufe über die EDA würde Österreich eine Vorreiterrolle im europäischen CSO übernehmen. Alle an der EUBG 2012-2 teilnehmenden Nationen haben großes Interesse daran bekundet, sich solchen Initiativen anzuschließen.

  Für Österreich bot sich die große Chance, zukunftsweisende Erfahrungen auf diesem Gebiet zu machen und künftig ressourcensparende Logistiklösungen auf der Basis des europäischen Vergaberechtes anzubieten. Davon profitieren gerade kleine Nationen.

  Ziel war, dass die EDA den Vertrag in eigenem Namen zugunsten der TCN abschließt. Die Nationen treten diesem Vertrag nicht bei, sondern regeln die internen Beziehungen in einem zweiten Vertragswerk. Anhand der Grafik Seite 266, ist die Vertragskonstruktion besser nachvollziehbar.

  Ein Vertrag, der für mehrere EUBGs gelten könnte, war in der verbleibenden Zeit nicht zu verwirklichen. Es hätten zu viele Nationen eingebunden werden müssen. Es wurde beurteilt, diese komplexe Materie zuerst in einem überschaubaren Ausmaß zu bearbeiten.

  Kosten

  Für den EDA "Pilot Case" sind keine zusätzlichen Kosten angefallen. Die Bearbeitungen innerhalb der EDA konnten mit den bestehenden Ressourcen abgedeckt werden. Ob dies bei künftigen ähnlich gearteten Fällen so beibehalten werden kann, ist Thema von Verhandlungen.

  Dokumente und Unterlagen für Kader

  An dieser Stelle ist es nicht möglich umfassende Auszüge aus den jeweiligen Dokumenten anzuführen. Bei weiterführendem Interesse sei auf die Homepage der Abteilung Logistische Unterstützung verwiesen, auf der die wichtigsten Originaldokumente aber auch interne Erlässe betreffend CSO angeführt sind. Auf der MWV-Plattform finden sich im Ordner Contracting die angesprochenen Dateien.

  http://www.logu.intra.bmlv.at/mwv_plattform/index.html

  Technische Spezifikationen

  Das Kernstück jedes Vertrages bildet immer die genaue Beschreibung des Leistungsgegenstandes. Daher wurden in mehreren nationalen Arbeitssitzungen so genannte "Specifications" ausgearbeitet. Ziel war die Errichtung und der Betrieb einer Verpflegseinrichtung in der Main Operating Base und die Sicherstellung der Marketenderwarenversorgung im Einsatzraum. Kerninhalte waren auszugsweise:
  • Allgemeiner Leistungsgegenstand (max. Personenanzahl, Lagerung, Zubereitung und Ausgabe etc.);
  • Rechtsgrundlagen (Standards etc.);
  • Voraussetzungen für den Provider (Erfahrungen, Referenzen etc.);
  • Kontrollen;
  • Anforderungen an Personal;
  • Ausgabezeiten;
  • Zusammensetzung der Lebensmittel mit Musterspeiseplan;
  • Shift Meals (jederzeit verfügbare Zusatzverpflegung).
  Die Vorbereitung dieser Inhalte und das danach oft schwierige Herstellen des Einvernehmens mit allen Nationen kostet Zeit. Genau diese Zeit sollte mit einer möglichst genauen Vorarbeit eingespart werden.

  Ablauf

  Basis war der Abschluss der nationalen Willensbildung und Information der anderen TCN der EUBG 2012-2 (Herbst 2011). Um sich besser vorstellen zu können, wie das Projekt konkret umgesetzt wurde, wird in der Folge der Ablauf dargestellt:

  • formelles Ersuchen durch Österreich an EDA um Ausarbeitung eines Pilot Case und Abschluss eines Rahmenvertrages in den festgelegten Bereichen (formeller Briefwechsel);
  • Meldung eines nationalen Point of Contact für die Erarbeitung des Vertrages.
  • Ausarbeitung eines Tactical Arrangement (TA - Verhältnis der Nationen zueinander) durch die ÖBH- Abteilung Fremdlegislative;
  • Ausarbeitung und Versand der Vereinbarung (Rechtsverhältnis zwischen EDA und den Nationen) "Joint Procurement Initiative" (JPI) - Zustimmung aller Nationen durch eine "Silent Procedure" (vereinfacht erklärt: Schweigen gilt als Zustimmung);
  • konkrete Vertragsverhandlungen und Ausarbeitung der detaillierten "Spezifikationen" für den Vertrag - permanente Abstimmung zwischen den Nationen;
  • Laufende Einbindung der beteiligten Abteilungen vor dem Abschluss des Vertragskonstruktes;
  • Festlegung eines "Tender Evaluation Teams" (Ausschreibungsevaluierung durch Vertreter aus vier Nationen);
  • Erstellung einer Contract Notice durch die EDA mit inhaltlicher Zuarbeit von österreichischer Seite und Veröffentlichung im "Official Journal of the European Union" (Tender Reference: 2012.I&M.NP.01);
  • Termin zur Abgabe von Angeboten: 4. Mai 2012;
  • Einlangen von (leider nur) zwei Angeboten;
  • Anbotseröffnung am 8. Mai 2012.
  • Erstellung eines "Tender Evaluation Reports" (Ausschreibungsevaluierungsbericht);
  • formeller Zuschlag durch die EDA an die deutsche Firma IABG (siehe Kasten IABG) und formeller Abschluss des Rahmenabrufvertrages vor Beginn der Standby-Phase (Ende Juni 2012).

  Zweistufiges Vergabeverfahren

  Der erste Einwand, der spätestens zu diesem Zeitpunkt kommen wird, ist der nach den Zuschlagskriterien. Kann eine Leistung vergeben werden, wo der Preis und wesentliche Vertragsbestandteile wie Lieferort und Lieferzeitpunkt nicht beinhaltet sind? Bei so einem Verfahren handelt es sich um ein zweistufiges Vergabeverfahren. In der ersten Stufe würden nur jene Firmen "vorausgewählt", die überhaupt in der Lage wären, zu den in der Leistungsbeschreibung angeführten Kriterien zu liefern. Das könnte z. B. ein Lieferort mit etwa 6 000 km rund um Brüssel sein oder die Fähigkeit einer Firma, eine Dining Facility (DFAC) an einem beliebigen Ort aufzustellen? In der ersten Stufe würden nur drei bis fünf Firmen ausgewählt, die sich z. B. dazu bereit erklären könnten.

  In der zweiten Stufe würden dann diese vorausgewählten Firmen die Möglichkeit erhalten, ein konkretes Angebot zu stellen, sobald feststeht wohin es geht, wie es mit den Transportmöglichkeiten aussieht, ob es Abstützung auf Host Nation Support gibt etc. Im zweiten Schritt stellt die Firma ein konkretes Angebot. Der Zuschlag erfolgt dann sehr rasch. Man kann sich die anderen allgemeinen Voraussetzungen ersparen, da diese bereits festgelegt wurden. Voraussetzung für so ein Verfahren ist natürlich die frühzeitige und permanente Einbindung der Firma und der Contracting Agency in den konkreten militärischen Planungsprozess.

  Beurteilung

  Die wesentlichen Vorteile eines solchen "Pilot Case" waren:

  • die Einhaltung europäischer Vergaberegeln (EU procurement regulations) und damit kein Problem mit dem österreichischen Vergaberecht
  • ein gewichtigeres Auftreten gegenüber den Firmen;
  • eine Zeitersparnis: Das Motto "Readiness costs money" spielte gerade für die EUBG 2012-2 eine bedeutende Rolle - von Beginn des "Pilot Case" (Ende 2011) bis zum Vertragsabschluss sind lediglich sechs Monate vergangen;
  • die Sicherstellung eines effizienteren Austausches von Informationen zur gemeinsamen Nutzung von Ressourcen - Synergieeffekte können genutzt werden; verschiedene Nationen haben immer wieder die gleichen Bedarfe hinsichtlich Contracting/CSO;
  • die Verhinderung eines internen militärischen Wettbewerbes - der Bedarf mehrerer Nationen beim gleichen Einsatz führt sofort zu dramatischen Preissteigerungen;
  • ein Erfahrungsgewinn für endgültige und grundlegende langfristige Entscheidungen hinsichtlich CSO Optionen für Einsätze und Übungen insbesondere vor dem Hintergrund sinkender militärischer Ressourcen.

  Der gesamte "Pilot Case" stand immer im Zeichen einer guten Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern der EDA. Die Sicht des österreichischen EDA-Mitarbeiters, Dr. Reinhard Marak, für den "Pilot Case" ist im Kasten dargestellt.

  EDA "Pilot Case" auf einen Blick

  Aus der Sicht von LogU konnten durch den "Pilot Case" viele positive Erkenntnisse gewonnen werden. In einem zweitägigen Workshop im März 2013 wurde ein möglicher Einsatz einer EUBG mit Vertretern der Firma IABG, der EDA und der LogU noch einmal durchgedacht und dabei mögliche Schwachstellen analysiert.

  Das Ergebnis war in zweierlei Hinsicht interessant. Erstens wurde festgehalten, dass der Rahmenvertrag eine gute Basis darstellt, um in einem Einsatz rasch und effizient zusammenzuarbeiten. Wesentliche Eckpunkte konnten geklärt werden. Zweitens wurden auch Defizite festgestellt, die es mittelfristig noch auszuräumen gilt. Insbesondere wurde der Wunsch gegenüber der EDA artikuliert, sich hinsichtlich bestimmter Serviceleistungen für den "Kunden" weiterzuentwickeln. Beispielhaft seien angeführt:

  • Die Entsendung eines Vertreters zu den Planungsprozessen im Vorfeld und Aufbau bzw. Einbringen von logistischem Know-How betreffend CSO in einem Einsatz. Bei der Entwicklung der "Mission Specific Requirements" sollte die Contracting Agency eine wichtige Rolle übernehmen.
  • Die Übernahme der Vertragsadministration vor Ort im Einsatzraum (durch eigenes oder durch fremdes Personal ggf. auch durch "Outsourcing"). Damit wäre das Qualitätsmanagement gemeint (Verhalten bei Liefermängeln, Verbindung zu Sub-Firmen bzw. Host Nation vor Ort etc.).
  • Diese Serviceleistungen sind bei der NSPA selbstverständlich und für den Kunden (im konkreten Fall die Logistic Lead Nation Österreich) von grundlegender Bedeutung.
  • Zu betonen ist, dass es sich bei solchen "Wünschen" um "Zukunftsmusik" handelt und diese derzeit noch unrealistisch wirken. Es soll aber das langfristige Endziel vor Augen bleiben und darauf hingearbeitet werden. Bei der Startsitzung zur Entwicklung eines CSO-Conzeptes auf EU-Ebene werden diese Absichten beim EUMS artikuliert.

  Aus österreichischer Sicht wäre die Alternative zu solchen gesamtheitlichen europäischen Lösungen nur jene, sich generell auf NSPA abzustützen. Dies widerspräche jedoch dem angestrebten Verständnis von Europäischer Sicherheits- und Verteidigungspolitik.

  Ausblick

  In einem folgenden TD-Beitrag werden alle Details zur Option NSPA/OLSP erläutert, es wird kurz auf "Athena" eingegangen und dann mit den konkreten Auswirkungen auf das ÖBH abgeschlossen. Hilfestellung zeigt auch eine kleine "Service Fact Box" für alle jene, die mit "Ad hoc- Contracting" zu tun haben, sei es als Kdt NSE oder in vorgesetzten Dienststellen bzw. in der Ausbildung.

  (wird fortgesetzt)

Abkürzungen/Definitionen

TCN: Troop Contributing Nation: Deutschland, Österreich, Irland, Tschechien, Kroatien und Mazedonien.

LLN: Logistic Lead Nation. EU Concept for Logistic Support for EU-Led Military Operations: "A TCN can be a LLN if it assumes the over all responsibility for organising and co-ordinating an agreed broad spectrum of logistic support for all or part of the multinational force, including headquarters, within a defined geographical area for a defined period of time.” TPLS: Third Parties Logistics Support. Der Begriff TPLS wurde nun endgültig durch CSO ersetzt.

EDA: European Defence Agency.

NSPA/OLSP: NATO Support Agency/Operational Logistics Support Partnership (früher NAMSA: NATO Maintenance and Supply Agency).

MWV-Plattform: Militärwirtschaftliche Verwaltungsweisungen-Plattform.

Grundlagendokumente mit CSO-Bezug

Wesentliche Grundlagendokumente auf EU-Ebene mit CSO-Bezug

EU-Concept (8641/11) for Logistic Support for EU Led Military Operations (Council of the European Union Brussels vom 4 April 2011): Unter dem Punkt Effectiveness/Efficiency wird angeführt: "Mutual support structures and mechanisms, such as multinational logistic organisations, Host Nation Support (HNS) and Contracting should be utilised whenever practical to reduce costs, eliminate duplication of logistic effort and improve the overall quality of support. The goal is to achieve these advantages and simultaneously to optimise the ‘logistic footprint’.” CSO-Definition lautet: "Contracting can either be a response to unforeseen logistic requirements that arise during the course of an operation or the outsourcing of EU requirements to contractors for capabilities not met through the Force Generation (FG) process. Planned CSO in advance of an operation can complement or replace HNS. Essentially, CSO is complementary to integral military capabilities. Early planning potentially reduces costs and gives a higher likelihood of a timely availability of services. Hence EU-led military operations are likely to be ad hoc in nature, pre-arranged framework agreements will facilitate rapid planning and deployment. It may also lead to a reduced logistic footprint.

Ad hoc CSO during ongoing operations gives the EU Military Cdr a greater flexibility to react on unforeseen developments of the situation appropriately. The last-minute nature of ad-hoc contracting, and the time required to secure funding approval, can result in increased costs and delayed delivery of the required capabilities, therefore its advantages and limitations need to be considered throughout the logistic planning process.” EUBG-Concept (13618/06), Council of the European Union Military Staff vom 5 Oktober 2006: "Cdrs should maximise the use of available HNS, In-Country Resources (ICR) and Third Party Logistic Support (TPLS)”.

The EU-Battle Group 2012-2 "Pilot Case” - An EDA View

In mid-2011 the EDA started to develop a new work strand - named Effective Procurement Methods, EPM - focusing on identifying common demand of groups of Member States, pooling such demand and translating it into a joint procurement.

From the very outset the EPM concept was to be developed along Pilot Cases deriving from Member State’s actual needs. Thus the Agency was also depending on some frontrunner countries willing to embark onto something new.

This is why the EDA was happy to learn in early autumn 2011 that Austria in its role as logistic lead nation for the German-led EU-Battle Group 2012/2 considered using the EDA’s services to contract logistic services from a third party supplier. After some informal coordination in the second semester of 2011 and after Austria consulting with the other troop contributing Nations, we received in late November 2011 an official request signed by the Austrian Chief of Defence Staff to support the Battle Group.

Given the tight schedule - a contract needed to be in place by end of June 2012 - it was decided to publish a Prior Information Notice (PIN) on Tenders European Daily (TED) to ensure full visibility and transparency from the outset and to gain time for future procedural steps as required by European public procurement law, namely the Defence and Security Procurement Directive (Directive 2009/81/EC of the European Parliament and of the Council of 13 July 2009 on the coordination of procedures for the award of certain works contracts, supply contracts and service contracts by contracting authorities or entities in the fields of defence and security, and amending Directives 2004/17/EC and 2004/18/EC).

The engagement and flexibility of the Member States involved enabled us to have a first governmental coordination meeting combined with an information session for industry by the end of January allowing us to build the technical specifications for the later contract based both on the Member States’ need and on the capacities of the market. In parallel we started drafting the Joint Procurement Initiative, JPI - a basic document distributing tasks and responsibilities among all Member States involved in the procurement.

With the support of all relevant players we managed to have the project and the related JPI approved on the occasion of the Ministerial Steering Board on 22 March 2012 - only four months after the official launch of the initiative.

Having concluded a Negotiated Procedure after Publication of a Contract Notice (in accordance with the Defence Procurement Directive) and based on an evaluation report agreed by the Member States involved, the EDA awarded a 228 Mio Euros framework contract to a German-Italian consortium. The contract comprised the provision of potable water, catering for the troops and Post Exchange (PX) services. It was designed to create commitment for the Member States only when the actual order was placed.

From an Agency’s perspective both the subject of the contract and the cooperation with the respective Member States constitute a direct operational contribution to the wider Common Defence and Security Policy of the EU (CSDP) by supporting a European Battle Group. What we also appreciated was the fact that the group of supported Member States comprised bigger and smaller EDA Member States which allowed us to prove that EPM and Pooling Demand can be beneficial to all of our Member States, no matter what size or own market leverage they have.

In terms of cooperation with the Member States, it was encouraging to see how quickly and efficiently one can put together and successfully complete a cooperative procurement case if all related parties pull together and support the idea of joint action.

As regards the EDA’s view, one can sum up by underlining the importance of the troop contributing Nations’ support and their willingness to embark on this journey into uncharted waters. Only through their active involvement we have managed to make this pilot case a common success. It enabled us to build further experience and to learn our lessons and has thus paved the way for new cooperative procurements waiting in the pipeline for 2013.

Dr. Reinhard Marak

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Autor: Oberst dIntD Mag. iur. Harald Klimmer, Jahrgang 1966. Einjährig-Freiwilliger, Theresianische Militärakademie ausgemustert 1988 (Jahrgang Ortler) als Wirtschaftsoffizier zum damaligen JaPzB7 in Salzburg; Wirtschaftsoffizier und ZgKdt, später Kommandant Stabskompanie PzB14 in Wels; BrigWiO 4.PzGrenBrig in Linz Ebelsberg, 2002 Abschluss Studium der Rechtswissenschaften an der Kepler Universität Linz, stellvertretender Abteilungsleiter Ergänzungsabteilung C im BMLV, 14. Intendanzlehrgang an der Landesverteidigungsakademie, seit 2003 Referatsleiter (Intendanzwesen) & stv. Abteilungsleiter Abteilung Logistische Unterstützung im BMLVS. Aufgabenbereich: Contractor Support to Operations, Rahmenverträge Transportwesen Schiene (ÖBB, Rail Cargo Austria) und Post, Angelegenheiten des Wirtschaftsdienstes im Einsatz und Intendanzwesen. Einsätze: J8 im OHQ/EUFOR ALTHEA in Mons SHAPE und CAMLO im HQ UNFICYP Nicosia. Erreichbarkeit: harald.klimmer@bmlvs.gv.at