Projektmanagement - Modetrend oder echte Hilfe?
Projektmanagement ist "in". Aber worum geht es dabei konkret? Geradezu inflationär werden derzeit auch zahlreiche kleine Aufgaben Projekte genannt. Doch nicht alles was Projekt heißt, ist auch wirklich eines.
Das Österreichische Bundesheer befindet sich in einer dynamischen Umwelt und in einem ständigen Veränderungsprozess. Neben den klassischen militärischen Hauptaufgaben gilt es auch, unterschiedlich komplexe, nicht routinemäßige Vorhaben - so genannte Projekte - zu bewältigen.
Wie kann man nun systematisch und methodisch richtig an ein Problem, an einen umfangreichen Auftrag, an ein komplexes Vorhaben, eben an ein Projekt herangehen? Und wie kann man es professionell planen und erfolgreich umsetzen? - Vor allem mit der richtigen Anwendung von Projektmanagementmethoden und einem Verständnis für ein ganzheitliches Management.
Projekte sind - einmalige, - komplexe, - meist neuartige, - oftmals riskante und - für ein Unternehmen bedeutende Aufgaben. Jedes Projekt bedarf der individuellen Konzeption und Durchführung. Routineaufgaben sind keine Projekte. Im Vergleich zu einer Organisation, in der es dauerhafte, feststehende Prozesse und Regeln gibt, ist ein Projekt ein zeitlich begrenztes Vorhaben zur Erreichung eines konkreten Zieles. Nach der Zielerreichung kommt es wieder zum Abbau aller temporären organisatorischen Konstruktionen. Ab wann ein komplexes Vorhaben bei Erfüllung der oben stehenden Kriterien die Bezeichnung Projekt verdient, hängt allerdings stark von der jeweiligen Organisation ab.
Auch im Österreichischen Bundesheer existieren die Voraussetzungen für professionelles Projektmanagement im täglichen Dienstbetrieb. Die Arbeitswelt des Militärs wird immer vernetzter, die Aufgaben werden immer komplexer. Um dabei nicht den Überblick zu verlieren und Projekte zeitgerecht und erfolgreich umzusetzen, ist effizientes Projektmanagement hilfreich.
Die Zusammenarbeit mit öffentlichen Einrichtungen, zivilen Firmen und internationalen Organisationen verlangt auf allen Führungsebenen interoperable Arbeitstechniken und Methoden. Einheitliche Projektmanagementstandards erleichtern die Kooperation auf diesen Ebenen. Deshalb lassen schon viele zivile Unternehmen ihre Mitarbeiter im Projektmanagement schulen und zeigen dann stolz ihre Zertifikate. Seitens der Kunden wird diese Qualifikation immer öfter gefordert und bei der Auftragserteilung als Entscheidungsgrundlage herangezogen.
Der Nutzen
Projektmanagement dient der Lösung komplexer Aufgaben oder Probleme. Die dabei angewendeten Arbeitsweisen bieten eine Reihe von Vorteilen, darunter - klare Projektzieldefinitionen, - übersichtliche und strukturierte Arbeitsabwicklung, - Förderung strukturierten und analytischen Denkens, - klare Kommunikationsstrukturen, - flache und flexible Organisationsformen, - mess- und kontrollierbare Zielerreichung, - eindeutige Zuständigkeiten, - Minimierung von Risken, - Vermeidung von Doppelgleisigkeiten, - effizienter Ressourceneinsatz, - Einhaltung von Kosten und Zeitvorgaben, - Nutzung von Erfahrung und Fachwissen der Projektmitarbeiter, - Motivation der Mitarbeiter durch Übernahme von Verantwortung sowie - Förderung von Teamarbeit und Teamgeist.
Anwendungsbereiche für Projektmanagement im Österreichischen Bundesheer sind beispielsweise - Informationstechnologie-Projekte (Website-Erstellung, Softwareentwicklung, Elektronische Aktenbearbeitung usw.), - Erprobungsprojekte (Einführung von neuen Waffen- und Trägersystemen sowie von Informations- und Kommunikationstechnologie), - Vorschriftenprojekte aller Art, - Veranstaltungsprojekte (Tag der Schulen, Jubiläumsfeierlichkeiten, Flugtage), - Schulungsprojekte, - Personal- und Organisationsentwicklungsprojekte, - Veränderungsprojekte (Reorganisationen, Transformationen), - Infrastrukturprojekte (Bauprojekte, informations- und kommunikationstechnologische Infrastruktur) sowie - Forschungsprojekte.
Projektmanagement in einer großen Organisation
Für alle Projekte in einer großen Organisation, wie z. B. dem Österreichischen Bundesheer, sollen einheitliche und durchgängig dokumentierte Ansätze beim Projektmanagement sowie eine gemeinsame Verwendung von Projektmanagement-Begriffen gewährleistet sein. Im Idealfall sprechen alle Beteiligten die gleiche "Projektmanagement-Sprache".
Weiters muss durch die Verwendung eines genormten Projektmanagementansatzes ein gemeinsames Projektmanagement-Verständnis geschaffen werden. Programme (mehrere zusammenhängende Projekte mit einem gemeinsamen übergeordneten Ziel) und Projekte werden dabei nach denselben Grundsätzen - hinsichtlich Projektwürdigkeit und Designmöglichkeiten - gestaltet. Projektleiter, Mitglieder des Projektteams aber auch Projektmitarbeiter sollen einschlägige Schulungen und Fortbildungsmöglichkeiten erhalten. Zur Unterstützung sowie für eine zeitgemäße Dokumentation und Kommunikation sind einfache Softwaretools zweckmäßig. Mittelfristig sind auch in Teilbereichen strukturelle Anpassungen für ein Projekt-Portfoliomanagement und Projekt-Coaching erforderlich. Unter Projekt-Portfoliomanagement versteht man die Koordination und Steuerung mehrerer zeitgleicher Projekte einer Organisation.
Hausverstand - logisch strukturiert
Allein die Worte Projekt und Projektmanagement lösen oft Irritationen, Widerstände oder Befürchtungen aus. Projektmanagement ist aber im Grunde nichts anderes als logisch strukturierter Hausverstand, der für die erfolgreiche Umsetzung von größeren Vorhaben konkretisiert wird und der ein Vorgehensmodell als Hilfestellung bietet. Projektmanagement bedeutet keinesfalls (mehr) Bürokratie, sondern fördert vielmehr das Denken in Zielen und das Hinarbeiten auf Ergebnisse.
Durch die zielorientierte Gestaltung von temporären "Unternehmungen" ermöglicht Projektmanagement die Schaffung optimierter organisatorischer Voraussetzungen, um ein Projektziel zu erreichen. Das heißt: So wie in einer bestehenden Organisation oder in einem Betrieb die Rahmenbedingungen für die Erstellung eines Produkts oder die Erbringung einer Dienstleistung bereits vorhanden sind, bedarf ein Projekt erst eines "Organisationsgebäudes", also der Herstellung der "Betriebsbereitschaft". Das Projektmanagement bietet methodische Ansätze und Hilfestellungen, diese Herausforderung zu meistern.
Der Projektleiter stimmt als Architekt seiner "Projektkonstruktion" diese mit dem Auftraggeber ab und errichtet sie gemeinsam mit dem Projektteam. Projektmanagement ist ganzheitlich. Es benötigt deshalb auch alle gewohnten planerischen und betrieblichen Maßnahmen und Bereiche wie z. B. Zielvereinbarungen, Analysen, Aufbauorganisation, Ablauforganisation, Ressourceneinsatz, Kostenplanung, Informations- und Kommunikationsplanung, Marketing, Controlling und Teamführung.
Projektmanagement verbessert somit die Voraussetzungen zur Verwirklichung temporärer komplexer Aufgabenstellungen.
Die klare Definition von Projekten ermöglicht die genaue Abgrenzung eines Vorhabens hinsichtlich Zielen (und Nicht-Zielen), Zeit und sozialen Systemen (Stichworte: Projektteam und Projektumwelt). Das schafft eine klare Struktur in einem komplexen Arbeitsumfeld und ermöglicht darüber hinaus die einheitliche, klare Sicht und Zuständigkeit aller Betroffenen auf die aktuellen Projekte. Benutzerorientierte Analysen und interaktive Maßnahmen sowie die Rücksichtnahme auf relevante Projektumwelten heben generell die Akzeptanz für ein Projekt und sein Endergebnis.
Alle aktuellen Projekte einer Organisation sollten in einer Übersicht, der Projekt-Portfolioübersicht, dargestellt sein. Diese erleichtert das Setzen von Prioritäten, das Erkennen von Synergieeffekten, den Einsatz der Ressourcen sowie die Koordination und Steuerung der Projekte.
Bei der Zusammensetzung des Projektteams werden flache Organisationen geschaffen, diese vereinfachen die Kommunikation und verkürzen die Entscheidungswege. Das fördert die abteilungsübergreifende bzw. dienststellenübergreifende Zusammenarbeit. Barrieren durch Hierarchien und Schnittstellen werden dadurch minimiert. Weiters wird der Wissenstransfer verbessert, die Kreativität gefördert und die Motivation durch Übertragung von Verantwortung erhöht.
Wichtig für alle Projektmitglieder ist ein klares Rollenverständnis. Ist beispielsweise ein Abteilungsleiter Mitarbeiter in einem Projekt, soll und darf er dort nicht als Abteilungsleiter auftreten. Ein gedanklicher Wechsel von einer Rolle in eine andere ist für klare Kompetenzabgrenzungen und konfliktfreies Arbeiten unbedingt erforderlich.
Die Projektaufbauplanung stellt das Projekt in seinem Aufgabenumfang in Form des Projektstrukturplans (in Form eines Baumdiagramms) transparent dar.
Die Projektablaufplanung ermöglicht dem Projektleiter, die Abwicklung prozessorientiert zu gestalten und die Abläufe zu optimieren. Diese und andere vom Projektteam angewandte Planungsmethoden liefern gemeinsame Arbeitsergebnisse. Sie bieten nicht nur eine gute Dokumentation, sondern sind - aufgrund der Visualisierung - auch hervorragende Kommunikationshilfen, die für alle Beteiligten eine gemeinsame Sichtweise auf das Projekt - als das Gesamtbild (Big Picture) - sicherstellen.
Die Standards
Eine Vereinigung, die sich für eine gemeinsame Richtlinie im Projektmanagement einsetzt, ist die International Project Management Association (IPMA). Die IPMA ist ein internationales Netzwerk von über 30 nationalen Projektmanagement-Vereinigungen in Europa, Afrika und Asien. Sie hat derzeit über 12 000 Mitglieder. Ihr Fokus liegt auf der Professionalisierung von Projektmanagement unter der Berücksichtigung spezifischer kultureller Anforderungen.
Ein zentrales Instrument zur Sicherung einer einheitlich hohen Qualität in den Projektmanagement-Zertifizierungsprogrammen der diversen nationalen Vereinigungen der IPMA sind gemeinsame internationale Projektmanagement-Standards (pm baseline). Diese bilden auch die Grundlage der nationalen pm baseline der nationalen Vereinigung Project Management-Austria (pma). Ziel dieser pm baseline ist eine umfassende Darstellung relevanter Wissenselemente des Projekt- und Programmmanagements und des Managements projektorientierter Unternehmen. Die Elemente werden jeweils kurz beschrieben und darüber hinaus Literaturhinweise zur Aneignung weiteren Wissens gegeben. Die pm baseline soll die Durchgängigkeit des dokumentierten Ansatzes zum Projektmanagement und eine einheitliche Sprache sicherstellen. Sie steht neben anderen Dokumenten, z. B. Projekthandbuchvorlagen, auf www.p-m-a.at zum Download zur Verfügung.
Das Dokument Projectmanagement Body of Knowledge des Project Management Institute (PMBOK/PMI; weitere Informationen auf www.pmi.org) beinhaltet einen weiteren, in Österreich gängigen Standard, der weltweit ebenfalls zahlreiche Anhänger hat. Er hat seinen Ursprung in den USA, wo sich auch der Hauptsitz der Vereinigung befindet und geht von einem etwas anderen Projektmanagementansatz aus, der sich in bestimmten Methoden und Begrifflichkeiten leicht unterscheidet, aber letztlich dasselbe Ziel hat.
Die Anlehnung an allgemein gültige und international anerkannte Richtlinien, wie z. B. an die pm baseline, gewährleistet die Interoperabilität mit zivilen nationalen und internationalen Unternehmen und Organisationen.
Die pm baseline der pma/IPMA ist - als eher "europalastige" Richtlinie - in Österreich und dessen Nachbarländern verbreitet und anerkannt. Deshalb erfolgt auch die Schulung des Projektmanagements an der Theresianischen Militärakademie nach dieser Richtlinie.
Die Projektmanagement-Teilprozesse
Die Projektmanagement-Teilprozesse beinhalten die Managementaufgaben für die Projektabwicklung. Inhaltliche Aufgaben des Projekts werden in den Arbeitspaketen des Projektstrukturplans abgebildet.
Der Projektmanagementprozess startet mit der Projektbeauftragung und endet mit der Projektabnahme. Der Prozess selbst beinhaltet die Teilprozesse - Projektstart, - Projektkoordination, - Projektcontrolling und - Projektabschluss.
Diese Teilprozesse des Projektmanagements stehen untereinander in Beziehung. Die Projektkoordination läuft über die Gesamtdauer des Projekts. Zusätzlich mögliche Teilprozesse sind Projektmarketing und Bewältigung einer Projektkrise.
Wichtige Planungs- und Gestaltungselemente des Projektmanagements sind die Projektziele, Projektleistungen, Projekttermine, Projektressourcen und Projektkosten, Projektorganisation, Projektkultur, Projektrisken sowie Projektkontext (Vor-, Nachprojektphase, Projektumwelten, andere Projekte usw.).
Die wichtigsten Projektmanagementmethoden
Schon in der Projektstartphase wird das Projekt mit verschiedenen Projektmanagementmethoden in Teamarbeit geplant und gestaltet. Die im Projektmanagement angewendeten Methoden bzw. Vorgehensschritte sind - die Projektzieldefinition bzw. die Erstellung des Projektauftrages, - die Projektumweltanalyse, - der Projektstrukturplan, - der Meilensteinplan, - der Balkenplan oder optional der Netzplan, - die Arbeitspaketspezifikationen, - die Projektorganisation, - der Kostenplan, - die Qualitätsplanung, - das Projektcontrolling und - das Projektmarketing.
Je nach der Komplexität des Projekts kommen alle oder nur einige davon zur Anwendung. Die wichtigsten sind: Projektdefinition/Projektauftrag
Der erste entscheidende Schritt bei jedem Projekt ist die Projektdefinition bzw. der Projektauftrag. Hier erfolgt die genaue Projektzielbeschreibung. Die Projektdefinition grenzt das Projekt klar ab und dient als Handlungsorientierung für alle weiteren Maßnahmen. Sie ist für das Endergebnis bindend und lässt eine konkrete Überprüfung der Zielerreichung zu.
Projektumweltanalyse
In der Projektumweltanalyse werden die Beziehungen des Projektes zu jenen relevanten Bereichen betrachtet, die Einfluss auf den Projekterfolg nehmen können. Mit einer grafischen Umweltanalyse kann man Beziehungen zur Projektumwelt darstellen, beurteilen und visualisieren. Der Umweltanalyse müssen immer entsprechende Überlegungen und Maßnahmen zum Beziehungsmanagement folgen. Diese finden in konkreten Aufgaben zur Unterstützung der Projektzielerreichung ihren Niederschlag.
Projektstrukturplan
Der Projektstrukturplan als strukturierte Aufstellung sämtlicher Aufgaben bzw. Leistungen zur Erreichung des Projektzieles untergliedert das Projekt in planbare, kontrollierbare Arbeitspakete, bietet einen guten Überblick, unterstützt die Kommunikation bei der Projektdurchführung und ist die Grundlage für die weiteren Planungsschritte.
Projektbalkenplan
Für die Ablauforganisation stellt der Projektbalkenplan eine einfache Möglichkeit zur Zeit- und Terminplanung dar. Er ist eine grafische Darstellung des Projektes bzw. eines Projektteils in zeitlicher Hinsicht und zeigt die Termine und die Dauer der Vorgänge. Letztere sind als zeitproportionale Balken dargestellt.
Die Meilensteine stehen für wichtige Zwischenschritte und gliedern das Projekt in Phasen.
Projektorganisation
Das Projektorganigramm zeigt die Projektrollen, deren Beziehungen zueinander sowie die Projektkommunikationsstrukturen. Die Projektorganisation ist temporär und ermöglicht durch die flache Hierarchie eine effiziente Zielerreichung ohne lange Dienstwege. Sie bedarf einer klaren Regelung, um während des Projektes Konflikte mit der Stammorganisation zu vermeiden.
Schlussfolgerungen für den militärischen Dienstbetrieb
Militärische Führungsverfahren stellen einen transparenten und genormten Ablauf von Überlegungen, Entscheidungen und Verfahren zur Erfüllung militärischer Aufträge sicher. Das Projektmanagement bietet für komplexe, neuartige sowie zeitlich begrenzte Vorhaben transparente und standardisierte Methoden zur erfolgreichen Abwicklung von Projekten.
Beide Verfahren/Methoden haben ihre Besonderheiten, die optimal auf den jeweiligen Anwendungsbereich abgestimmt sind. Die Abwicklung nach einem genormten bzw. standardisierten Projektmanagement bietet gerade im Rahmen von Kooperationen mit zivilen Unternehmen, Firmen, öffentlichen Einrichtungen oder auch für ressortinterne Projekte viele Vorteile. Gleichgültig, ob es Marketingprojekte, Personal- oder Organisationsentwicklungsprojekte, Erprobungsprojekte, Informationstechnologieprojekte, Veranstaltungsprojekte, Bauvorhaben usw. sind, gilt: - Es wird die gleiche "Projektsprache" gesprochen.
- Eine gemeinsame Sicht, also das gemeinsame Big Picture des Projektes wird sichergestellt.
- Die angewendeten Methoden sind einfach zu kommunizieren.
- Einheitliche Vorgehensweisen sichern die Qualität im Planungs- und Umsetzungsprozess.
- Neue Projektmitarbeiter, auch aus anderen Organisationen oder zivilen Institutionen, finden sich im Projekt, im Projektteam und in der Projektdokumentation rasch zurecht.
- Das Projekthandbuch ist für alle Beteiligten leicht lesbar und rasch erfassbar.
- Die Interoperabilität im Projektmanagement mit nationalen und internationalen Firmen und Organisationen wird optimiert.
Weitere Vorteile liegen in der lernenden Organisation, die auf dokumentierte Erfahrungen bei bereits abgewickelten Projekten aufbaut. Es gibt standardisierte Projektpläne, die laufend verbessert werden können, es wird eine eindeutige und messbare Projektzieldefinition verlangt, Projektteams finden sich schneller in der Planungs- und Umsetzungsphase zurecht, Termine können realistischer gesetzt werden, das Projekt bleibt immer transparent und nachvollziehbar, Risken und Konflikte können leichter vermieden werden. Durch das begleitende interne und externe Projektmarketing sind Mitarbeiter und Bedarfsträger motivierter und der Projektstart bzw. das Projektende sind klar kommunizierbar.
Neben dem militärischen Führungsverfahren bietet sich zur Qualitätssicherung im täglichen Dienstbetrieb die Implementierung und Anwendung eines genormten Projektmanagementverfahrens zur Bewältigung bestimmter Aufträge an. Die Wahrscheinlichkeit, damit die gewünschten Erfolge zu erzielen, ist hoch.
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Projektmanagement-Ausbildung im Österreichischen Bundesheer
Fachhochschul-Diplomstudiengang "Militärische Führung"
Im Fachhochschul-Diplomstudiengang "Militärische Führung" an der Theresianischen Militärakademie in Wiener Neustadt ist die Lehrveranstaltung "Projektmanagement" ein Teil des Lehrplans. Die Militärakademiker erlernen die Grundlagen des Projektmanagements nach dem IPMA-Standard (pm baseline) anhand eines Projektbeispiels. Ziel ist ein allgemeines Verständnis der Fachbegriffe und die eigenständige Anwendbarkeit der wichtigsten Methoden zur Planung und Realisierung eines Projekts. Auch die EDV-gestützte Anwendung von Projektmanagementtools wird geschult.
Lehrgang "Projektmanagement"
Der Lehrgang "Projektmanagement" am Institut für Offiziersweiterbildung an der Theresianischen Militärakademie zielt grundsätzlich nicht auf spezielle Funktionen innerhalb des Österreichischen Bundesheeres ab. Er soll Bedienstete aus allen Bereichen, die als Projektleiter oder Projektteammitglieder eingesetzt werden, befähigen, umfangreiche Projekte zielgerichtet umsetzen zu können und andere am Projekt Beteiligte entsprechend in projektmanagementspezifischen Fragen zu unterstützen.
Der Lehrgang in Modulform dauert insgesamt 20 Tage, verteilt über ein Jahr. Neben grundlegenden Projektmanagement-Methoden und deren Anwendung anhand konkreter Beispiele wird der Weiterentwicklung der Sozial- und Selbstkompetenz ein entsprechender Stellenwert eingeräumt.
Im Lehrgang werden ein Projekt vom gesamten Lehrgang sowie durch eingeteilte Teams je ein Projekt aus der beruflichen Praxis nach dem IPMA-Standard bearbeitet.
Seit Herbst 2004 fanden bereits zwei derartige Lehrgänge statt, der dritte begann im Oktober 2006.
Weitere Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten
Ein dreitägiges Projektmanagement-Seminar am Institut für Offiziersweiterbildung der Theresianischen Militärakademie in Wiener Neustadt wird Ressortangehörigen sowie Angehörigen der Miliz angeboten, die an einer reinen Projektmanagement-Grundlagenschulung interessiert sind.
Weitere Ausbildungen nach den Richtlinien der IPMA erfolgen im Rahmen des Lehrgangs universitären Charakters "Bildungsmanagement" ebenfalls am Institut für Offiziersweiterbildung.
An der Landesverteidigungsakademie ist Projektmanagement in ausgewählten Lehrgängen bzw. Studiengängen eingebettet.
Es gibt natürlich auch zahlreiche unterschiedliche Projektmanagementausbildungsmöglichkeiten im zivilen Bereich. Vor der Auswahl sollte man sich aber über den Standard, nach dem ausgebildet wird, erkundigen.
___________________________________ ___________________________________ Autor: Oberstleutnant Peter Birnstingl, MSD, Jahrgang 1959. 1978 bis 1981 Theresianische Militärakademie, Waffengattung Fernmelder. 1981 Ausmusterung zum Fliegerstabsbataillon in Langenlebarn, dort in verschiedenen Kommandanten- und Stabsverwendungen. Ab 1991 Lehroffizier IFMIN (Integrierte Fernmeldeinfrastruktur), ab 1997 Lehrgruppenkommandant der Lehrgruppe "Digitale Vermittlungs- und Übertragungssysteme" und seit 2002 Abteilungsleiter der Grundlagenabteilung an der Fernmeldetruppenschule. 1994 Signal Officer Advanced Course in Georgia (USA). Seit 2002 zertifizierter Senior Projektmanager und Assessor nach IPMA. Absolvent des Lehrgangs universitären Charakters "Sicherheitsmanagement".